MANUAL DE PROCESOS Aumenta tu productividad, escala tu negocio, ahorra tiempo y dinero
Los emprendedores digitales vivimos haciendo cosas a corto plazo en todo momento, sin pensar en el mañana.
Casi nunca llegamos a todo y perdemos mucho tiempo realizando cualquier tarea porque no entendemos cómo sistematizar. Improvisamos, mañana, tarde y noche día tras día. consiguiendo nuestro punto de equilibrio, pero la realidad es que nunca lo encontramos.
Y todo es peor cuando tenemos que hacer miles de tareas y te das cuenta que cada vez que haces algunas de ellas piensas, ¿Cómo fue que lo hice la última vez? y en algunas ocasiones no llegas ni a recordar la herramienta que utilizaste para ello.
Definitivamente, una pérdida de tiempo increíble.
En este artículo te voy hablar de algo poco conocido para la mayoría de los emprendedores, pero que es de mucha importancia para crear un negocio con bases sólidas.
Te hablo del Manual de Procesos, el documento número 1 de tu negocio que te ayudará a ser más productivo, ahorrar tiempo, dinero y a delegar más fácil.
Manual de Procesos ¿Qué es?
Un manual de procesos es un documento donde se recopila la descripción escrita de cómo se ejecutan todos los procesos de tu negocio. (no obstante también se puede recopilar imágenes o videos)
También es llamado Manual Operativo, Manual de Operaciones, Manual de Negocio, en inglés, es el Standard Operating Procedures (SOP).
El manual de procesos, es un documento guía donde recopilamos los procesos de cada una de las tareas de nuestro negocio y el cómo se realiza cada una de ellas. Por ejemplo:
La elaboración de una propuesta
La gestión de redes sociales
La recepción de un cliente
La venta de un producto o servicio
Etc.
Para entender un poco más que documentos van dentro de nuestro manual de procesos quiero explicarte que es un "proceso" para que todo lo anterior tenga sentido.
"Un proceso es la relación ordenada de acciones o pasos que se deben ejecutar para realizar una tarea determinada".
Por ejemplo, una tarea tan tediosa como el manejo del correo electrónico; para muchos la tarea que nunca se termina, ya que siempre la bandeja de entrada está llena todas las mañanas. Pero por un momento te has detenido a mirar cómo haces esta tarea cada día y si la realizas de la misma forma siempre.
Te preguntaras si existe una manera correcta de hacerlo, y yo te digo que puede ser, pero más que la forma correcta es tener la estructura de como hacerla de una forma eficaz.
Podría ser algo así:
Revisar el correo solo 2 veces al día; una a media mañana y otra media tarde.
En el primer vistazo que das elimina aquellos email que son basura sin abrirlos.
Luego a procesar el resto.
Siempre gestiona el email que has abierto, responde archiva o borra.
Si un email no puede ser gestionado en el momento, lo ideal es que los saques de la bandeja de entrada y lo lleves a tu lista de To Do, para darle un manejo especial luego.
Seguro que si sigues estos pasos cada día para el manejo de tu bandeja de entrada esta tarea será mucho más sencilla de llevar a cabo.
El anterior es un proceso de una sola tarea, imagínate así todas las tareas de tu negocio, organizadas y recopiladas en un solo lugar, todo el tiempo que te ahorraras.
¿Cuál es la importancia de que tu negocio cuente con un manual de procesos?
Déjame decirte que es muy importante que tu negocio cuente con un manual de procesos casi desde el inicio, al comienzo será un poco tedioso pero a largo plazo verás todos los beneficios.
Veras lo bueno que es realizar una y otra vez una tarea siguiendo un patrón definido, te ayudará a minimizar errores, detectarlos y corregirlos en caso de que ocurran.
Pero no es la única ventaja que te debo contar sobre el manual de procesos.
VENTAJAS
- DEFINE LOS PROCESOS: Piensa en todas las tareas que realizas en tu negocio, tanto las más comunes como las que son poco habituales, escribe paso a paso como la realizas.
Recurre a estos procesos cada vez que realizas las tareas menos habituales, verás una gran diferencia en el tiempo que ocuparás de ahora en adelante realizando la tarea.Establece el hábito de tomar nota de todos los pasos de las tareas nuevas y te aseguro que nunca más perderás tiempo pensando e investigando como hacerlo.
Establece el hábito de tomar nota de todos los pasos de las tareas nuevas y te aseguro que nunca más perderás tiempo pensando e investigando como hacerlo.
- SISTEMATIZA: Luego de tener ya tus procesos, llévalos a otro nivel.
La mayoría de los emprendedores pensamos que un Manual de procesos es una herramienta útil si debes introducir a alguien en tu equipo y es una de las principales razones por las que se crea un manual de procesos, pero no la única, ya que te ayudará a optimizar tiempos.
Cuando hablo de sistematizar me refiero a definir el proceso, a trabajar sin improvisar.
Cuando realizas y definen los procesos de tu negocio te ayuda a definir lo que realmente le quieres ofrecer a tus clientes con tus servicios/productos y la calidad con los que los quieres prestar. y te puedo decir que un negocio con procesos definidos será un negocio estable y profesional.
UNA PROPUESTA DE VALOR = MÁS FACTURACIÓN: Con tu negocio documentado obtendrás un negocio con estándares de calidad altos, esto se refleja en el aumento de la facturación y de los precios de tus productos y servicios.
OPTIMIZACIÓN DEL TIEMPO: Estas son unas de mis palabras favoritas y es lo que consigues cuando realizas procesos y los recopilas en tu manual de procesos ya que todas las tareas tendrán un procedimiento a seguir y te tomará menos tiempo que si empiezas de cero.
MEJORAR Y CONTROLAR LOS PROCESOS: Cuando escribes el manual de procesos de tu negocio, no pienses que ahí acaba todo, no la pongas como una carpeta más en tu computador.
Todo lo contrario, será un documento que se tendrá que leer y leer muchas veces y no solo eso sino que trabajarás constantemente en él, ya que si pones en práctica todo lo que dice tal vez resultará cosas que sobran o faltan en algunos procesos. Pero esto solo lo sabrás cuando ejecutas cada uno de los procesos y tendrás la oportunidad de optimizarlos.
ERRORES CERO: Tener por escrito todo lo que se debe hacer con una tarea en concreto de tu negocio hará reducir enormemente la posibilidad de cometer errores en el momento de accionar.
Y si lo sé, todos argumentamos tener una memoria prodigiosa, pero también te puedes confundir en un clic o en el orden de los pasos para ejecutar y si esto se puede evitar, es mucho mejor para tu negocio, ¿no crees? Acepta hacerle caso a tu Manual de procesos y trabaja con más tranquilidad.
SIMPLIFICA EL TRABAJO CON TU EQUIPO: De pronto aun tu negocio no está en la etapa de contar con un equipo de trabajo, pero tarde que temprano contaras con uno, eso te lo aseguro y que mejor que estar preparado para cuando llegue el momento, con el manual de procesos la tarea de iniciar a una persona en tu negocio resultará muy sencillo. Además de tener claro cuales son sus funciones y hasta dónde llega su responsabilidad.
DELEGAR: No tener un manual de procesos es un freno a la hora de querer escalar tu negocio de forma sostenible.
Para que tu negocio sea escalable debes delegar algunas tareas y lo puedes hacer subcontratando servicio o formando un equipo fijo.
Tomar esta decisión será mucho más fácil si tienes un manual de procesos ya que la persona encargada se dará cuenta como te gusta realizar el trabajo y se evitarán errores y optimizará tiempo.
TU MARCA SIEMPRE IGUAL: Tu marca no se puede permitir tener cambios o variables en la calidad de los productos o los servicios que presta.
Otra función del manual de procesos, es que cumple con estándares y los procesos serán iguales en cualquier parte del mundo, esto te ayudará a proteger tu estilo y el de tu marca.
¿Cómo empezar a diseñar mi Manual de Procesos?
Luego de ver todos los beneficios que trae crear el manual de procesos de tu negocio sin importar el tamaño de este, está bastante claro que es primordial diseñarlo.
Así que te contaré cómo puedes hacerlo y todo lo que debe contener.
- INFORMACIÓN QUE DEBE SER INCLUIDA
En este manual no solo deben ir los procesos, también se deben incluir muchos más datos que le darán forma a este gran documento.
Nombres de tus colaboradores (si los tienes en el momento) y toda la información personal que puedas obtener y que creas que sea relevante.
Documentación de procesos
Algunos procesos en casos que se puedan presentar que no son comunes.
Recuerda que tu negocio es único y con el paso del tiempo deberás incluir o dejar de lado información.
- DONDE ESTARÁ HOSPEDADO EL MANUAL
Deberás pensar en un lugar donde se encontrará el manual de procesos de tu negocio que sea de fácil acceso para todo el equipo de trabajo.
Esto te facilitará también la actualización y mantenimiento del mismo.
Oye no postergues más esta tarea por no saber qué herramienta utilizar.
Aquí algunas herramientas.
Documento de hoja de texto.
Hojas de cálculo.
Presentación o google sites.
Notion
Más que la herramienta que utilices es saber guardarlo en el mejor lugar para que sea de fácil acceso en tu negocio.
- PASO A PASO
Por favor no cometas el error de escribir un proceso sin dividirlo en varias partes, ya sabes de una sola tarea pueden salir varios pasos por hacer y muchas veces es más fácil hacer paso por paso.
Notaras la diferencia cuando escribas tus procesos de esta forma desglosada, tendrás una información que podrás manejar siempre.
- APRENDE A ESCRIBIR UN PROCESO DE TU NEGOCIO
Esta parte no tiene que ser aburrida, así que vamos a darlo todo en este punto.
EMPIEZA HACIENDO UN CHECK LIST
Lo primero que debes hacer es enumerar todas las tareas de tu negocio sin importar su tamaño o la frecuencia con que la realizas.
EXPLICA CADA PUNTO
¡Empecemos! es hora de desarrollar cada punto del check list que realizaste en el punto anterior. Ten en cuenta las siguientes recomendaciones.
Imagínate que la persona que leerá este documento no tiene ni idea de que se trata tu trabajo y cómo se desarrolla dicha tarea, así que debes explicar muy detalladamente, es muy minucioso.
No caigas en el error de dar por hecho que todas las personas tienen los mismos conocimientos que tú. Así que al explicar cada tarea escríbela desde cero.
Utiliza una terminología fácil de entender para todos evita los anglicismos.
Redacta de forma sencilla y en lo posible utiliza frases cortas.
Trata de no enrollarse tanto escribiendo los procesos, es muy específico.
Utiliza lenguaje natural que otra persona comprenda con facilidad.
Incorpora imágenes y videos que explican sencillamente el manejo de una herramienta.
Al comienzo puede que te parezca un poco complejo describir los procesos, pero a la medida que los desarrolles se hará más sencillo.
REPRESENTA GRÁFICAMENTE TUS PROCESOS
Utiliza mapas mentales y diagramas de flujo para que los procesos se comprendan más sencillamente y siempre se sepa cuál es el siguiente paso.
OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS
Reúne a tu equipo de trabajo o colaboradores para que te ayuden a optimizar los procesos de su especialidad, es decir que te den feedback y puedas detectar posibles errores. también será la oportunidad de saber si puedes mejorar la forma de realizar los procesos y hacerlos de forma eficiente.
EJECUCIÓN
En este paso lo ideal es que pruebes el proceso, trata de que lo haga alguien ajeno y que ponga en práctica el paso a paso que escribiste.
La prueba del proceso también la puedes hacer tú pero intenta tener la mente en blanco y seguir las indicaciones descritas. Cuando hagas este ejercicio piensa que posiblemente esta tarea la realizará una persona que no tiene conocimientos completos.
REVISA Y OPTIMIZA LOS PROCESOS
Es importante que cuando realices las pruebas y durante periodos frecuentes, vayas optimizando los procesos que has escrito anteriormente.
Te ayudará de varias maneras; Mejorando los puntos débiles, detectando cuales son las tareas que más te cuesten, logrando trabajar en ellos para mejorarlo. Te ayudará a eliminar pasos innecesarios, esto los descubrirás con el paso del tiempo, te darás cuenta que sobran algunos pasos y optimiza aún más el tiempo. Podrás delegar y automatizar, teniendo un completo conocimiento de todas las tareas que se realizan en tu negocio podrás decidir de forma rápida cuáles de ellas podrás delegar y cuales son las tareas que puedes automatizar.
El manual de procesos será ese documento que siempre estarás cumpliendo, optimizando e incorporando cosas nuevas en él. nunca lo olvides.
En este artículo he querido darte a conocer todo sobre el manual de procesos y te doy una razón poderosa del porque lo debes crear ahora mismo, evita errores y sé más productivo.
¡Empieza ahora!
Un abrazo,
Deisy Méndez B.